Ziel der AAZ ist es, die anzurechnende Arbeitszeit der Mitarbeiter zu ermitteln und deren Abwesenheitszeiten nach den gültigen tariflichen und betrieblichen Regeln zu verwalten.

Die Anwesenheitszeiten werden an den jeweiligen Terminals oder PCs, über das Intranet oder mit Hilfe eines Handys oder Tablets erfasst. Dabei kann eine Funktion gewählt und gegebenenfalls eine Ausweiskarte eingelesen werden. Diese Daten werden sofort zeit- und personengenau an den angeschlossenen gfos Server weitergeleitet. Die Zeitdatenerfassungsterminals verarbeiten die Buchungen der Mitarbeiter sowohl online als auch durch den internen Speicher, der als Not- und Datenpuffer genutzt wird, offline.

Online-Betrieb

Grundsätzlich arbeitet gfos im Online-Betrieb. Alle Daten werden sofort von den Zeiterfassungsterminals an den gfos Datenbankserver übertragen. Die übermittelten Daten werden permanent verarbeitet und sind somit jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Offline-Betrieb

Für den Offline-Betrieb eines Terminals kann es folgende Gründe geben:

a.Sofern das Terminal über ein Modem mit Wählleitung mit dem Hauptrechner verbunden ist, muss die Datenleitung manuell aufgebaut werden, um die zwischengespeicherten Daten an den gfos Hauptrechner zu leiten:

b.Ein weiterer Grund für den Offline-Betrieb kann sein, dass die gfos Hintergrundanwendung nicht gestartet oder dass das Gerät defekt ist. Die Buchungsdaten werden auf jeden Fall gepuffert, auch wenn es in dieser Zeit nicht möglich ist, die aktuellen Salden abzurufen. Sobald die Störung be- hoben ist, werden die gepufferten Daten automatisch an den Hauptrechner geleitet und dort aktualisiert.

Kommt- / Geht-Meldung

Eine Kommt- / Geht-Meldung kann – je nach Parametrierung – auf unterschiedliche Weise erzeugt werden:

Drücken einer Funktionstaste am ZDE-Gerät und Einlesen der Ausweiskarte,

Voreinstellung durch Funktionstaste am Erfassungsterminal und Einlesen der Ausweiskarte,

automatische Erkennung von Kommen und Gehen aufgrund des Anwesenheitsstatus, der in gfos mitgeführt wird, in Verbindung mit dem Einlesen der Karte am Zeiterfassungsterminal. Wichtig ist hierfür das in den Unternehmensgrunddaten (gfos GDA) vorhandene Feld FLIP-FLOP-KENNZEICHEN (vgl. hierzu unter „FLIP / FLOP Kennzeichen“ des GDA-Handbuchs),

Korrektur und / oder Ersatzerfassung am Bildschirmarbeitsplatz,

automatisches Generieren einer vergessenen Kommt- / Geht- oder Dienstgangbeginn- / -Endbuchung in Verbindung mit der im Arbeitszeitparameter hinterlegten Tagesschlussbetrachtung,

Erfassung über eine der folgenden Eingabemöglichkeiten:

⬝PC,

⬝gfos BIL bzw. gfos BIW über das Intranet,

⬝Tablet bzw. Handy über gfos MBZ,

⬝gfos WEB

An- / Abwesenheitszeiterfassung

Die Abwesenheitszeiterfassung wird mit Hilfe von Planungs- und Korrekturprogrammen im Dialog am Bildschirm durchgeführt. Die Dialogfunktionen der An- / Abwesenheitszeiterfassung und -verarbeitung unterteilen sich in

die Pflege der an- / abwesenheitsbezogenen Stammdaten,

die Planung und Korrektur von Abwesenheiten, Sonderschichten und Sonderzeiten,

das eigentliche Informationssystem und verschiedene Korrekturprogramme mit Simulationsmöglichkeit.

Die Stammdatenverwaltung bildet hier die Grundlage der Zeitdatenerfassung und steuert die Verarbeitung der Bewegungsdaten. Im einzelnen sind folgende Funktionen möglich:

Arbeitszeiten, Pausen und Schichten werden sowohl für feste Arbeitszeiten als auch für Gleitzeiten, Teilzeiten und beliebige Schichtmodelle angelegt. So ist gewährleistet, dass zum einen Ihre betriebsspezifischen Erfordernisse berücksichtigt werden und zum anderen die einzelnen Meldungen genau zugeordnet werden können. Der Schichtrhythmus kann maximal 99 Wochen um- fassen, so dass eine flexible Definition unterschiedlicher Tagesmodelle inklusive der Abwicklung von Kontischichten möglich ist.

Ergänzend zu den Schichten können einzelne Mitarbeiter als Springer definiert werden. Dazu le- gen Sie mehrere Arbeitszeiten an und können beliebig unter diesen Alternativen wechseln. Ab- hängig von der Kommen- und Gehenzeit weist gfos durch die automatische Schichtzuordnung die richtige Arbeitszeit zu. Dadurch wird der Pflege- und Korrekturaufwand auf ein Minimum reduziert.

Die Verarbeitungsregeln für die einzelnen Mitarbeiter werden definiert, indem Sie die folgenden Daten und Merkmale zuweisen:

feste Zeiten oder Gleitzeit,

tägliche, wöchentliche oder monatliche Sollzeit,

Saldogrenze bei Gleitzeit oder Vorarbeit,

Wegezeiten,

Mehrarbeits- und Vorarbeitsberechtigungen,

Rundungswerte für Arbeitszeiten und Mehrarbeit/Sonderzeiten,

Bereitschaftsregelungen,

Jahresarbeitszeit,

Kappungsregeln,

Überstundenpauschale.

Die vorgegebenen Werte können dabei jederzeit durch Einzelvorgaben oder anschließende Korrektur übersteuert werden.

Die flexible und unbegrenzte Anlage der gewünschten Abwesenheitsgründe,

Verwaltung von bis zu neun Urlaubskonten pro Mitarbeiter,

Festlegung von Entgeltfortzahlungsregeln.

Planung

Im Planungsteil können Sie frühzeitig Sonderschichten, Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheiten etc. ein- geben und Sonderzeiten wie Vor- / Mehrarbeit genehmigen. So werden diese Informationen dem Zeiterfassungssystem bekanntgegeben, sobald Sie selber davon Kenntnis erhalten haben. Die Planung ist jeder- zeit für eine oder mehrere Personen in der üblichen gfos Hierarchie erlaubt.

Abwesenheiten

Abwesenheiten werden unter permanenter Aktualisierung des Urlaubskontos und einer automatischen Überwachung der Entgeltfortzahlung (z. B. 42 Tage) abgewickelt. Die Anzahl der Entgeltfortzahlungstage kann für jeden Mandanten / jede Organisationseinheit individuell verwaltet werden. Personenbezogene abweichende Regeln können mit beliebigen Fortschreibungszeiträumen definiert werden. Das Urlaubskonto kann zu einem beliebigen Zeitpunkt gekappt werden, und der neue Urlaubsanspruch kann zu einem beliebigen Monat gutgeschrieben werden. Die Abwicklung der Krankheitsbezahlung mit 80 % kann wahlweise über Lohnarten (Bezahlung), Verrechnung mit dem Urlaubskonto oder einem beliebigen Zeit- guthaben erfolgen.

Korrekturmöglichkeiten

Die Pflege- und Korrekturfunktionen im Zeitdatenerfassungssystem können durch ihren leichten Aufbau mit durchgehender Help- und Matchcodefunktion auch von ungeübten Anwendern genutzt werden. Eine tägliche Liste aller Fehlbuchungen der Mitarbeiter verringert den Korrekturaufwand zusätzlich, da gezielt auf die „fehlerhaften“ Personen zugegriffen werden kann.

Die Buchungen der Mitarbeiter, bei denen die Einstellungen im Stammdatenbereich und eventuell geplante Werte berücksichtigt werden, können jederzeit rückwirkend korrigiert werden. Selbstverständlich werden hier auch -Rundungsregeln sowie Mehr- und / oder Vorarbeitsberechtigungen berücksichtigt.

Werden Zeitkonten nach erfolgter Abrechnung korrigiert, können die benötigten Rückrechnungsdaten bei Einsatz des Moduls gfos LDA unmittelbar für das Abrechnungssystem aufbereitet werden.

Workflowkomponente / gfos Portal

Durch den Einsatz des Zusatzmoduls Workflowkomponente (gfos WFk) kann der Korrekturaufwand für Ihre Sachbearbeiter wesentlich reduziert werden. Jeder Mitarbeiter, der Zugang zu einem PC hat, kann über   das Intranet oder Internet seine Korrekturanträge selber erfassen und diese durch die Elektronische Unterschrift (gfos ELU) von seinem Vorgesetzten genehmigen lassen kann. Der Aufwand für die Erfassung der Belege entfällt somit für die Sachbearbeiter. Dadurch wird eine wesentliche Reduzierung von Papier und somit ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro ermöglicht.

Zuschläge

Bei Einsatz des Moduls Lohndatenaufbereitung gfos LDA können sämtliche zeitbezogenen Zuschläge als Lohnart aufbereitet, an Ihr Abrechnungssystem weitergeleitet und so bezahlt oder einem beliebigen Zeitkonto (Gleitzeit, Freizeit etc.) gutgeschrieben werden.

Zeitkonten

Für jeden Mitarbeiter, der an der Zeitdatenerfassung teilnimmt, wird ein Zeitkonto geführt. An einem speziell dafür eingerichteten Informationsterminal kann auch der ungeübte Mitarbeiter durch einfaches Durchziehen seines Firmenausweises seine gesamten Zeitdaten tagesgenau für den laufenden Monat und den Vormonat abfragen. Die Daten können auf diese Weise auch als Kontoauszug gedruckt werden, um   für eine Arbeitsentlastung in der Personalabteilung und bei den Zeitbeauftragten zu sorgen. Bei Einsatz   des Zusatzmoduls gfos BIW kann der Aufruf alternativ auch über einen Browser (z.B. Internet Explorer) erfolgen.

Auswertungen und Statistiken

gfos ist ein Online-System, d. h. eine Buchung am Erfassungsterminal wird unmittelbar verarbeitet, wenn die Verbindung zum gfos Rechner besteht. Hierdurch sind permanent folgende aktuelle Auswertungen möglich:

an- / abwesende Mitarbeiter,

die Zeitkonten der Mitarbeiter,

Überstundenlisten,

aktuelle Konten und Salden,

die aktuellen Buchungen

Darüber hinaus werden diverse Statistiken angeboten, die die herkömmlichen Karteikarten bzw. manuell erstellte Statistiken ersetzen sollen und den Aufwand für das Ausstellen von Bescheinigungen erheblich reduzieren. Hier können beispielhaft die folgenden Auswertungsfunktionen genannt werden:

Abwesenheitenstatistik,

Resturlaubsübersicht,

Jahreskonten,

Kennzeichen „U“ (Finanzamt),

Anzahl 4-Wochen-Unterbrechungen (Arbeitsamt),

Saldenübersicht,

Ampel-Kontenliste,

Stundenliste.

Durch Einsatz des Zusatzmoduls Select (gfos SLV) haben Sie die Möglichkeit, auch eigene Veränderungen an Auswertungen durchzuführen bzw. komplett neue Auswertungen zu erstellen. Dadurch kann nahezu jedem Auswertungswunsch entsprochen werden.

Konten

gfos bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebige Konten anzulegen, z.B. für

Altersteilzeit,

Jahresarbeitszeit,

Freizeit,

Arbeitszeitkonten,

Anwesenheitsstunden / - tage.

Jedes Konto kann wahlweise in Stunden oder Tagen geführt und individuell gekappt werden.