Da das Anlegen des Personalstamms sehr umfangreich sein kann, bietet es sich an, in der GDA im Programm „Personalstamm“ eine oder mehrere Musterpersonen anzulegen und diese als „Vorlagen“ für die Aufnahme neuer Personalstämme zu kopieren. Die Musterpersonen sollten abteilungs- oder gruppenbezogene Mitarbeiterkreise repräsentieren. So müssen Sie nur noch die personenspezifischen Daten der neu angelegten Personen ändern.

Im Programm „Personalstamm AAZ“ müssen für alle Mitarbeiter, die an der Zeiterfassung teilnehmen, die Personalstammdaten für die An-/Abwesenheitszeiterfassung ergänzt werden.

Hinweis

Die Neuanlage eines Personalstamms ist hier nicht möglich. Ein neuer Mitarbeiter kann nur in der GDA aufgenommen werden.

Hinweis

Werden rückwirkend in der Vergangenheit das „Zeitmodell“, „Lohnmodell“, etc. mit Gültigkeitsdatum im „Personalstamm AAZ“ (AST01) geändert, so erfolgt eine Abfrage, ob zukünftige Sonderschichten mit den- neuen Daten überschrieben werden sollen. Wird diese Abfrage bestätigt, so werden die Änderungen trotz ggf. bestehender Sonderschichten unmittelbar aktiv und die Sonderschichten werden mit den neuen Daten überschrieben. Die zusätzlich notwendige manuelle Eingabe von Sonderschichten entfällt somit.

Gültigkeitsdatum

Wenn ein neues Gültigkeitsdatum in Kraft tritt, erhält der bis dahin gültige Personalstammsatz automatisch ein Austrittsdatum, wenn der Tagesabschluss durchgeführt wird, und wird logisch gelöscht. Als Austrittsdatum wird dabei der Tag vor dem neuen Gültigkeitsdatum eingesetzt.

Bei Änderungen mit Gültigkeitswechsel in der Vergangenheit erfolgt die Abfrage: „Nachrechnen für geänderten Bereich starten?“. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, wird automatisch die erforderliche Neubewertung vorgenommen.

Ein Datum für die „1. Planung“ kann nur in folgenden Fällen eingegeben werden:

Bei inaktiven Personen (Aktivierung

Bei logisch gelöschten Personen (Wiedereintritt)

Bei aktiven Personen mit terminiertem Austritt. Das Datum muss dann größer als das Austrittsdatum sein.

Hinweis

Die Neuberechnung der Werte wird dabei für so viele Monate durchgeführt, wie im „Steuersatz AAZ“ im Feld RÜCKRECHNUNGSMONAT festgelegt wurde (s. „Rückrechnungsmonat“).

Sie können einen Gültigkeitswechsel in die Vergangenheit per Sammelaktion durchführen. So können Sie z.B. Tarifänderungen, die ab einem Stichtag gelten, der in der Vergangenheit liegt, revisionssicher und mit vollständiger Rückrechnung erfassen.

Hinweis

Die Registerkarte „Sammelaktion“ ist nicht vorhanden, wenn Sie auf der

„Suchen“-Seite das Feld NUR GÜLTIGE angekreuzt haben.

Mitarbeiter für Zeiterfassung aktivieren (Aktivierungsstatus)

Beim Anlegen der Personalstammdaten setzen Sie den Mitarbeiter im Feld AKTIVIERUNGSSTATUS als erstes „aktiv“. gfos weiß so, dass dieser Mitarbeiter an der Zeiterfassung teilnehmen soll. Solange der Mitarbeiter auf „inaktiv“ gesetzt ist, wird keine Berechnung von An- und Abwesenheitszeiten durchgeführt.

Sobald Sie den Mitarbeiter aktiviert haben, müssen Sie gfos mitteilen, ab wann er an der Zeiterfassung teil- nehmen wird. Geben Sie dazu im Feld AKTIVIERUNGSDATUM das betreffende Datum ein. Das Anzeigefeld TAGESABSCHLUSSDATUM wird automatisch mit dem gleichen Datum belegt.

Das Datum kann wahlweise mit dem Eintrittsdatum übereinstimmen (Ausnahme: die Installation von gfos liegt nach dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters oder der Mitarbeiter nimmt durch einen Stellenwechsel erst zu einem späteren Zeitpunkt an der Zeiterfassung teil) oder später liegen. Nachdem die Zeiterfassung für den Mitarbeiter gestartet wurde, wird im Feld TAGESABSCHLUSSDATUM immer das Datum der letzten Planung angezeigt. Dieses kann nicht geändert werden.

Im Feld AKTIVIERUNGSDATUM wird zur Info das Datum angezeigt, an dem die erste Aktivierung des Mitarbeiters stattfand.

Tritt der Mitarbeiter aus dem Betrieb aus, wird am Tag des Austritts automatisch das Aktivierungsstatus „logisch gelöscht“ eingetragen.