In gfos können Sie Ihren Sachbearbeitern Zugriffsberechtigungen auf personenbezogene Daten erteilen. So ist ein maximaler Schutz dieser personenbezogenen Daten gewährleistet.

Achtung

Stellen Sie unbedingt sicher, dass mindestens eine Person in Ihrem Unternehmen über alle Rechte verfügt.

Wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist, wird die Vergabe von Berechtigungen in verschiedenen Schritten durchgeführt. Zunächst werden Zuständigkeiten und Programmgruppen definiert. Anschließend werden Berechtigungsgruppen angelegt, denen wiederum die Zuständigkeiten und Programmgruppen zugeordnet werden. Zum Schluss ordnen Sie den einzelnen Mitarbeitern die Berechtigungsgruppen zu und erteilen dadurch die individuellen Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Programmbereiche und personenbezogenen Daten. In jedem der folgenden Programme ist es möglich, eine generelle Berechtigung zu vergeben, d. h. dass die jeweilige Berechtigungsebene (Zuständigkeitsbereich, Programmgruppen, Berechtigungsgruppen) nicht auf bestimmte Funktionen begrenzt ist.

In der folgenden Abbildung wird die oben beschriebene Vorgehensweise anhand eines konkreten Beispiels verdeutlicht.

In dem obigen Beispiel haben die Sachbearbeiter 007, 008 und 009 Zugriff auf die Programme „Zeitkonto Mitarbeiter“, „Zeitkorrektur“, „Saldenliste“ und „Personalstamm“ in den Modulen An- / Abwesenheitszeiterfassung (gfos AAZ) und Grunddaten (gfos GDA). Bearbeiten dürfen sie die Kostenstellen 4711, 4712, 4713 und 4714, und zwar in Form von Ansehen, Ändern und Anlegen. Das Löschen von Datensätzen ist den betreffenden Mitarbeitern nicht erlaubt.