Über das Modul Projektmanagement (gfos PRO) können Sie produktive Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zeitnah auf unterschiedliche Projekte und Tätigkeiten verteilen. Diese verteilten Projektzeiten können Sie als Abrechnungsgrundlage für das Controlling nutzen, um die Zeiten, die für bestimmte Projekte aufgewendet wurden, den entsprechenden Kunden in Rechnung zu stellen.

Dabei können die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zentral durch entsprechend berechtigte Anwender verteilt werden. Alternativ können die Mitarbeiter ihre eigenen Anwesenheitszeiten über einen einfach zu bedienenden Dialog in der Workflowkomponente (gfos WFk) verteilen. Hierzu ist eine Authentifizierung über ein persönliches Passwort erforderlich. Um den Mitarbeitern eine optimale Vorgabe der zu verteilenden Projektzeiten zu ermöglichen, werden die produktiven Arbeitsstunden und die Abwesenheitsstunden der jeweiligen Tage im Korrekturdialog vorgeblendet.

Projektstammdaten

Die relevanten Projekte, auf die die Zeiten verteilt werden können, legen Sie als Stammdaten im Bereich des Projektmanagement an. Als Eigenschaft zu jedem Projekt können Sie hinterlegen, ob das Projekt produktiv erlösfähig und somit fakturierbar oder produktiv nicht erlösfähig und somit nicht fakturierbar ist,um später eine Bewertung der verteilten Projektzeiten zu ermöglichen.

Tätigkeitsschlüssel

Sie können grundsätzliche Tätigkeitsschlüssel (z. B. Wartung, Projektmanagement, Schulung) anlegen, mit denen die Anwesenheitszeiten den Projekten zugeordnet werden können.

Orte

Zudem können Sie die Anwesenheitszeiten auch unterschiedlichen Orten zuordnen. Somit ist bereits in gfos über den Ort auch eine Zuordnung zu dem entsprechenden Kunden gegeben.

Personalstammdaten

Über einen separaten Personalstamm im Bereich des Projektmanagements können Sie die Mitarbeiter eingrenzen, die am Projektmanagement teilnehmen sollen. Darüber hinaus können Sie über diesen Personalstamm auch bestimmte Stammwerte wie ein Stammprojekt, eine Stammtätigkeit oder einen Stammort für jede Person hinterlegen, um den Pflegeaufwand bei der Verteilung der Anwesenheitszeiten so gering wie möglich zu halten.

Personalbedarf

Wenn Sie auch das Modul Personaleinsatzplanung (gfos PEP) nutzen, können Sie die in den Projekten vorhandenen Personalbedarfe in die PEP übernehmen, bzw. werden die Projekte in der PEP angezeigt.

Übergabe an ein Controllingsystem

Die verteilten Projektzeiten können Sie über eine fest definierte Schnittstelle an das entsprechende Controllingsystem (z. B. SAP) übergeben, um eine doppelte Erfassung der Daten zu vermeiden.

Module

Im Rahmen des Projektmanagements bieten Ihnen die Zusatzmodule Projektzeiterfassung (gfos PRO) mund Projektplanung (gfos PPL) umfassende Möglichkeiten zur Planung und Erfassung von Projektbearbeitungszeiten.

Die Projektzeiterfassung (gfos PRO) ermöglicht eine mitlaufende Kalkulation der geleisteten Arbeitsstunden. Der Einsatz der Projektzeiterfassung ist vor allem dort sinnvoll, wo eine zeitliche und kostenmäßige Projektbetrachtung erfolgen soll. Ferner bietet Ihnen gfos PRO einen schnellen Zugriff auf alle zugeordneten Projektdaten, wie z.B. der Projektbeginn, das Projektende oder die Auftragsdaten. Die Projekte können in Teilprojekte und Aufgaben unterteilt werden. Zudem ist die prozentuale Verteilung von Mitarbeiterzeiten auf mehrere Stammprojekte bzw. -tätigkeiten mit anschließender automatischer Verbuchung möglich.

Mit dem Zusatzmodul Projektplanung (gfos PPL) kann die gesamte Projektplanung direkt in gfos erfolgen. Somit ist kein separates Planungstool notwendig. gfos PPL ermöglicht einen Soll- / Ist-Vergleich für das Projektcontrolling. Daher ist eine Überwachung des Projektfortschritts jederzeit möglich und Terminverletzungen können zeitnah erkannt werden. Bei Bedarf können die Daten nach MS Project exportiert werden.

Bei gleichzeitigem Einsatz des Moduls Personaleinsatzplanung (gfos PEP) fließen die Bedarfe, die sich aus der Projektplanung ergeben, direkt in die Personaleinsatzplanung ein.

Bei gleichzeitigem Einsatz des Zusatzmoduls Bildschirmerfassung im Web (gfos BIW) können Planzeiten im Intranet angezeigt und übernommen werden. Dies kann über das Programm „Steuersatz Projekte“ gesteuert werden.

Auswertungen

Folgende Auswertungen sind unter gfos PRO verfügbar:

Projektzeiten Mitarbeiter (OAU01)

Abgleich AAZ/PRO (OAU02)

Statistik Projektzeiten (OAU03)

Zeitkonto (AAU21) (zusätzliche Anzeige der Projektzeiten möglich)