Im Programm „Personalstamm TAN“ ergänzen Sie die Personalstammdaten Ihrer Mitarbeiter um die Informationen, die für die Tankdatenerfassung relevant sind. Sie können hier auf alle Personen zugreifen, die Sie im Programm „Personalstamm“ in der GDA angelegt haben (vgl. in der Dokumentation „Grunddatenaufbereitung“ unter „Personalstamm (GST07)“).

Achtung

Wenn Sie für die Tankdatenerfassung das Kassenprogramm einsetzen und in Ihrem Tankstellenshop auch Barverkäufe durchführen, müssen Sie eine so genannte „Barverkaufs-Person“ anlegen. Auf diese „Person“ werden alle Barverkäufe gebucht.

Den Zugriff auf die Barverkaufsperson legen Sie im Parametersatz (Nummer 4) fest.

Berechtigung

Im Feld TANKBERECHTIGUNG können Sie zwischen folgenden Kennzeichen wählen:

keine Berechtigung
Der Mitarbeiter ist nicht berechtigt, an der Tankstelle zu tanken.

geschäftlich
Der Mitarbeiter ist berechtigt, an der Tankstelle auf Geschäftskosten zu tanken. Die für ihn gebuchten Tankdatenbewegungen werden nicht an das Abrechnungssystem übergeben.

privat
Der Mitarbeiter ist berechtigt, an der Tankstelle zu tanken. Die für ihn gebuchten Beträge werden an das Abrechnungssystem übergeben und dem Mitarbeiter vom Lohn bzw. Gehalt abgezogen.

Gästekennzeichen

Wenn Sie dieses Feld ankreuzen, gelten für den Mitarbeiter die Gästepreise.

Treibstoffsorte

Sie können dem Mitarbeiter eine bestimmte Treibstoffsorte zuweisen. In diesem Fall kann der Mitarbeiter ausschließlich diese eine Treibstoffsorte tanken.

Die hier ausgewählte Treibstoffsorte übersteuert die Treibstoffsorte, die im „Steuersatz Tankstellen“ hinterlegt wurde (vgl. „Steuersatz Tankstellen (TST00) -> Registerkarte: Kennwerte -> Defaultartikel“).

Wenn Sie hier keine Treibstoffsorte auswählen, wird die Kraftstoffmenge, die der Mitarbeiter tankt und über ein Zeiterfassungsterminal bucht, mit der default-Treibstoffsorte aus dem Steuersatz gebucht.

Rabatt / Preisklassenaufschlag

Im Feld RABATT können Sie einen mitarbeiterbezogenen Rabatt auswählen (z.B. bei Azubis).

Mitarbeitern, die auf den Artikel einen Aufschlag bezahlen sollen, können Sie im Feld PR.KL. einen Aufschlag zuordnen.

Hinweis

Sie können auf die im Programm „Preis-, Rabatt- und Mwst-Klassen“ hinterlegten Rabattklassen und Preisklassenaufschläge zugreifen.

KFZ-Kennzeichen

In diesem Feld können Sie das KFZ-Kennzeichen des Mitarbeiters hinterlegen.

Pincode

Bei Bedarf können Sie jedem Mitarbeiter einen Pincode zuordnen. Ohne diesen Code kann der Mitarbeiter an der Tankstelle nicht tanken. Dadurch stellen Sie zusätzlich zur Ausweisnummer sicher, dass kein Unbefugter im Namen eines anderen Mitarbeiters tanken kann.

Währung

Im Feld WÄHRUNG1 können Sie eine Währung auswählen.

Im Feld WÄHRUNG2 wird automatisch die für die Währung geltende Umrechnungswährung angezeigt.

Die Bewegungsdaten werden intern in beiden Währungen gespeichert und verarbeitet. Die Übergabe an das Abrechnungssystem erfolgt jedoch in der in WÄHRUNG1 gewählten Währung.

Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation „Grunddatenaufbereitung“ unter „Eurokurse (GST34)“.

Budget

Sie können für jeden Mitarbeiter ein individuelles maximales Budget pro Monat und/oder pro Jahr festlegen, das der Mitarbeiter nicht überschreiten darf. Die Beträge beziehen sich auf die Währung, die Sie im Feld WÄHRUNG1 eingegeben haben.

Wenn Sie hier nichts eingeben, gilt für den Mitarbeiter keine Einschränkung.

Hinweis

Wenn Sie neben dem Modul gfos TAN auch die Module gfos KAN (Kantinenmanagement) und gfos PVK (Personalverkauf) im Einsatz haben, ist es empfehlenswert, für die Mitarbeiter ein Budget festzulegen. So sind Sie sicher, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber nachkommen, und Ihre Mitarbeiter sich finanziell nicht übernehmen.