Im Programm„Archivierung Zeitkonten“ können die personenbezogenen Zeitkonten eines jeden Mitarbeiters archiviert werden.

Für die Archivierung können Sie einen Zeitplan definieren, in dem festgelegt werden kann, wie häufig die Zeitkonten gesichert werden sollen. Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

einmalig,

täglich,

wöchentlich,

monatlich,

quartalsweise,

jährlich.

Dabei können aber nur die Sätze archiviert werden, für die alle Zeitverarbeitungsabläufe abgeschlossen wurden.

Hinweis

Voraussetzung für die automatische Archivierung der Konten zu festgelegten Zeiten ist der Einsatz des Zusatzmoduls Operatorlose Dienstleistung gfos OPL (s. hierzu in der Dokumentation „Grunddatenaufbereitung“ unter „Operatorlose Dienstleistungen (gfos OPL)“).

Zusätzlich muss im Verzeichnis Ihrer Dialogprogramme das Verzeichnis ar- chiv existieren. Dort werden bei jeder Archivierung fünf Dateien abgestellt, deren Dateinamen aus dem Mandanten, dem Datum und der Uhrzeit der Archivierung bestehen.

Die Dateinamen haben somit das folgende Format:

MMMM_JJJJMMTTHHMMSS.****

MMMM
JJJJMMTT
HHMMSS

=
=
=

Mandant
Datum
Uhrzeit

Die Endungen der Dateien lauten wie folgt:

.arcm
.arct
.arcl
.arck
.arco

–>
–>
–>
–>
–>

monatsbezogene Sätze
Tagesbewegungen
Lohndaten
Tagessummen
Kommentare

Nach der durchgeführten Archivierung können die Archivdateien auf ein beliebiges Medium gesichert werden. Sollen die archivierten Dateien automatisch auf ein anderes Medium gesichert werden, müssen Sie hierzu eine Skriptdatei editieren.

Hinweis

Das Feld SKRIPTDATEI ist grundsätzlich angekreuzt. Wenn Sie keine Skriptdatei nutzen wollen, achten Sie darauf, dass Sie das Feld deaktivieren.

Die archivierten Daten können mit dem Programm „Auswertung archivierte Zeitkonten“ angezeigt und ausgedruckt werden (vgl. „Auswertung archivierte Zeitkonten (AAU75)“).

Hinweis

Zeitkonten können erst gelöscht werden, nachdem sie archiviert  wurden. Das Löschen erfolgt im Programm „Auftrag Hintergrund“ über die Funktion Löschen Zeitkonten (s. hierzu in der Dokumentation „Grunddatenaufbereitung“ unter „So definieren Sie einen Hintergrundauftrag“).

Skriptdatei

In einer Skriptdatei können alle Informationen angelegt werden, die für die Archivierung der Zeitkonten relevant sind und in der festgelegt wird, was mit den Archivdateien geschehen soll. So kann hier z. B. fest- gelegt werden, dass das Ergebnis der Archivierung direkt auf einem externen Medium gespeichert werden soll (z. B. copy *.* a:\ zum Kopieren aller Dateien auf Diskette).

Diese Skriptdatei wird normalerweise vom Systemverwalter in einem separaten Editor angelegt, der über das Symbol aufgerufen werden kann.

Der Aufruf einer gespeicherten Skriptdatei erfolgt im unteren Bereich unter „Option“ über den Matchcode.