Bei dem Austritt einer Person hängt die Vorgehensweise davon ab, ob dieser erst in der Zukunft geplant ist oder ob es sich um einen sofortigen bzw. bereits erfolgten Austritt handelt.

Sofortiger Austritt oder Austritt in der Vergangenheit

Handelt es sich um einen sofortigen Austritt oder hat dieser bereits in der Vergangenheit stattgefunden, muss die Person im„Personalstamm“ der GDA über die Befehlsschaltfläche „gelöscht“ werden (beachten Sie bitte unbedingt die Anmerkungen unter „Achtung bei Austritt in der Vergangenheit!“ ).

Hinweis

Der Personalstammsatz wird nur logisch gelöscht. Die Daten sind anschließend jedoch tatsächlich noch vorhanden, da gfos diese ggf. für weitere nachträgliche Verarbeitungen benötigt.

Der Mitarbeiter wird durch den Tagesabschluss für die Zeiterfassung deaktiviert. Eventuelle Berechtigungen werden gelöscht. Als Austrittsdatum wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen.

Hinweis

Wenn in den „Unternehmensgrunddaten“ festgelegt wurde, dass der Aus- weis des ausgeschiedenen Mitarbeiters nicht automatisch freigegeben wird, können Sie den Ausweis keinem anderen Mitarbeiter zuordnen. In diesem Fall müssen Sie den Ausweis zunächst im „Personalstamm“ (GDA) des bisherigen Ausweisinhabers löschen (Feld AUSWEISNUMMER). Erst dann können Sie den Ausweis einem anderen Mitarbeiter zuordnen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation„Grunddatenaufbereitung“ unter 
„Unternehmensgrunddaten (GST03) -> Ausweisfreigabe“ und „Personalstamm (GST07) -> Persönliche Daten -> Ein- / Austritt“.

Achtung bei Austritt in der Vergangenheit!

Wenn Sie den Stammdatensatz eines Mitarbeiters im „Personalstamm“ der GDA z. B. erst am 20. Januar löschen, obwohl der Mitarbeiter bereits zum 31. Dezember des Vorjahres ausgeschieden ist, gilt Folgendes:

Der Mitarbeiter wird von gfos logisch gelöscht. Als Austrittsdatum wird automatisch das Datum des aktuellen Tages eingetragen (= 20.01.).

Führen Sie nun unbedingt die folgenden Schritte durch:

1.Geben Sie im Personalstamm des Mitarbeiters im Feld EIN-/AUSTRITT das tatsächliche Austrittsdatum (in unserem Beispiel den 31.12.) ein.

Wenn nach diesem Austrittsdatum Bewegungsdaten vorhanden sind, erfolgt die Sicherheitsabfrage: „Sollen alle bereits verbuchten Zeiten nach dem Austritt gelöscht werden?“.

2.Bestätigen Sie diese Abfrage.

Sämtliche Daten, die nach dem von Ihnen eingegebenen Austrittsdatum vorhanden sind, werden gelöscht.

Achten Sie unbedingt darauf, dass das von Ihnen eingegebene Austrittsdatum korrekt ist! Das System löscht nach dem Bestätigen der Abfrage alle Daten, die nach diesem Datum liegen.

Austritt in der Zukunft

Wird der Austritt eines Mitarbeiters in der Zukunft erfolgen, geben Sie in der GDA im Programm„Personalstamm“ im Feld AUSTRITT das bereits jetzt bekannte Austrittsdatum ein.

Mit Überschreiten dieses Datums wird der Mitarbeiter durch den Tagesabschluss für die Zeiterfassung deaktiviert, der Ausweis wird freigegeben und eventuelle Berechtigungen werden gelöscht.