Online-Hilfe gfos 4.8 plus

Mit dem Zusatzmodul WORKFLOWKOMPONENTE (gfos WFk) bietet gfos Ihnen vielfältige Möglichkeiten, dem papierlosen Büro einen Schritt näher zu kommen.

Internet / Intranet

Für den Einsatz von gfos WFk ist weder eine Datenbank noch eine gfos Client-Software auf den Benutzer- PCs erforderlich. Der Zugriff auf das gfos Portal erfolgt via Internet-Browser oder über das firmeneigene Intranet.

Dadurch können Sie beispielsweise Anwesenheitszeiten, Projektzeiten und Dienstgänge über einen Link im firmeneigenen Intranet weltweit erfassen.

Anträge / Genehmigungen

Die Mitarbeiter können Urlaub, andere Abwesenheiten und Mehrarbeiten auf papierlosem Wege über das gfos Portal beantragen.

Die auf diese Weise erfassten Anträge werden an den dazu bestimmten Vorgesetzten weitergeleitet und können von diesem genehmigt oder abgelehnt werden.

Im Falle einer Genehmigung wird der Antrag automatisch in gfos bearbeitet und in die jeweiligen Korrektur- und Planungsprogramme übernommen.

Darüber hinaus können die Mitarbeiter die genehmigten Abwesenheiten (Urlaub, sonstige Abwesenheiten etc.) in den eigenen Lotus-Notes- oder Outlook--Kalender übernehmen.

E-Mail

Für die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ist die Integration der Workflowkomponente in diverse E-Mail-Systeme möglich.

Um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten, werden Sie als Vorgesetzter per E-Mail dar- über informiert, dass der Antrag eines Mitarbeiters vorliegt.

Über einen Link gelangen Sie aus der E-Mail heraus direkt in den Genehmigungsdialog, in dem Sie den betreffenden Antrag bearbeiten können.

Nach abgeschlossener Bearbeitung des Antrags erhält der Mitarbeiter – ebenfalls per E-Mail – die Information darüber, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Auswertungen / Übersichten

Sofern Sie dazu berechtigt sind, können Sie sich jederzeit eine aktuelle Übersicht über alle noch nicht genehmigten Anträge Ihrer Mitarbeiter anzeigen lassen.

Darüber hinaus können sich die Mitarbeiter abhängig von den eingesetzten Modulen durch diverse Auswertungsmöglichkeiten über verschiedene personenbezogene Daten informieren (z. B. Info-Terminal, Projektauswertung, Info-Dienstplan).

Korrekturen

Neben der Erstellung von Anträgen können von den Mitarbeitern fehlende Buchungen korrigiert und ggf. durch den Vorgesetzten genehmigt werden.

Somit bietet gfos WFk unkomplizierte Korrekturmöglichkeiten personenbezogener Anwesenheitszeiten.

Parametrierung

Im Zuge der Parametrierung der Workflowkomponente können Sie individuelle Berechtigungen erteilen und Genehmigungshierarchien festlegen.

Funktionen der Workflowkomponente

Die Funktionen der Workflowkomponente finden Sie im Menü „Korrekturbeleg“. Hier stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

„Fehlende Buchung“
Erfassen von fehlenden Buchungen,

„Abwesenheit“
Beantragung einer Abwesenheit, z. B. Urlaub

„Sonderzeit“
Beantragung von Mehrarbeit in der Vergangenheit oder für die Zukunft,

„Dienstreise“
Beantragung eines Dienstganges

„Sonderschicht“
Beantragung einer Sonderschicht (anstatt Spätschicht, z.B. Nachtschicht)

„Genehmigen“
Genehmigung von Abwesenheiten- oder Mehrarbeitsanträgen (nur für Vorgesetzte),

„Stornieren“
Stornierung noch nicht genehmigter Korrekturbelege und Anträge.

„Änderung Personalstamm“
Hier können Sie Änderungen der Kontaktdaten eines Mitarbeiters vornehmen

Datum

Ein Datum können Sie in folgenden Formaten eingeben:

Darüber hinaus sind folgende Eingaben möglich:

Aktuelles Datum:
Das aktuelle Datum können Sie mit Hilfe eines Punktes (.) eingegeben.

Anzahl Tage in der Zukunft oder Vergangenheit:
Sie dazu die Anzahl der Tage mit einem führenden Plus (+) oder Minus (–) ein.

Uhrzeit

Uhrzeiten können Sie in folgenden Formaten eingeben:

Aktuelle Uhrzeit:
Die aktuelle Uhrzeit können Sie mit Hilfe eines Punktes (.) eingegeben.