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Ausweisdaten
gfos bietet Ihnen die Möglichkeit, alphanumerische Nummernkreise für drei verschiedene Ausweisarten vorzugeben:
Stammausweise,
Ersatzausweise,
Besucherausweise.
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Hinweis |
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Verschiedene Nummernkreise sind z. B. sinnvoll für eine eindeutige Trennung von Stamm- und Besucherausweisen. Darüber hinaus wird durch die Vergabe verschiedener Nummernkreise verhindert, dass einem Mitarbeiter ein Ausweis aus einem falschen Nummernkreis zugeordnet werden kann. Wenn Sie keine Ausweisnummern eintragen, entfällt die Prüfung. |
Autoinsert
Aktivieren Sie diese Checkbox, so werden Sie nach dem Abspeichern eines Datensatzes (in allen gfos-Programmen) automatisch wieder in die Neuanlage eines weiteren neuen Datensatzes geleitet. Dern erneute Klick auf den Plus-Button bleibt Ihnen hiermit also erspart.
Dieses Feld ist nur relevant, wenn Sie das Modul gfos Select oder gfos Select-Light im Einsatz haben.
Wenn Sie das Feld ERWEITERTER EXPORT anklicken, steht Ihnen in den gfos Programmen die Befehlsschaltfläche zur Verfügung. Die jeweiligen Daten oder Auswertungen können dann für eine Weiterverarbeitung in anderen Programmen in verschiedene Formate exportiert werden (Word, Excel, HTML, Text etc.).
Wenn Sie dieses Feld nicht aktivieren, steht das Export-Symbol nur den Mitarbeitern zur Verfügung, die eine Programmberechtigung für die Programme des Moduls gfos Select oder gfos Select-Light haben. Auswertungen können in diesem Fall nur noch im Quickreport-Format oder als PDF-Datei gespeichert werden.
Die hier gewählte Einstellung wird in den „Mandantengrunddaten“ (GST04) automatisch vorbelegt. Sie können diese Einstellung mandantenbezogen übersteuern.
Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden alle in gfos erstellten Auswertungen inklusive der jeweiligen Selektionskriterien protokolliert.
Die hier gewählte Einstellung wird in den „Mandantengrunddaten“ (GST04) automatisch vorbelegt. Sie können diese Einstellung mandantenbezogen übersteuern.
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Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Auswertungsprotokoll (GAU02)“. |
Bei der Meldungsdifferenz handelt es sich um die Zeitspanne (in Minuten), in der eine doppelte Buchung am Zeiterfassungsterminal mit dem Hinweis „Doppelmeldung“ abgelehnt wird.
Diese Funktion bezieht sich nur auf Kommt- / Geht-Meldungen; Dienstgangmeldungen oder Kostenstellenwechsel sind davon nicht betroffen.
Die hier gewählte Einstellung wird in den „Mandantengrunddaten“ (GST04) automatisch vorbelegt. Sie können diese Einstellung mandantenbezogen übersteuern.
Wählen Sie im Feld SPRACHE aus, in welcher Sprache Texte, Rückmeldungen, Fehlertexte etc. am Terminal angezeigt werden sollen.
Die hier gewählte Einstellung wird in den „Mandantengrunddaten“ (GST04) automatisch vorbelegt. Sie können diese Einstellung mandantenbezogen übersteuern.
Für das Aufbereiten von Auswertungen können Sie mit Hilfe des Gültigkeitszeitpunktes definieren, welche Datensätze berücksichtigt werden sollen. Die folgenden Gültigkeitszeitpunkte stehen zur Auswahl:
Beginn,
Ende,
Aktuell.
Die hier gewählte Einstellung wird in den „Mandantengrunddaten“ (GST04) automatisch vorbelegt. Sie können diese Einstellung mandantenbezogen übersteuern.
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Beispiel: Gültigkeitszeitpunkt |
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Ein Mitarbeiter wechselt ab 15.07.15 die Abteilung von „A“ nach „B“. Ab 01.08.15 wechselt er erneut in die Abteilung „C“. Am 10.08.15 sollen über das Programm „Zeitkonto“ die Daten der Zeitkonten für den Zeitraum vom 01.07.15 – 31.07.15 ausgewertet werden. Die verschiedenen Gültigkeitszeitpunkte haben die folgenden Auswirkungen:
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Ordnen Sie hier den für Ihr Unternehmen gültigen Kalender zu. Dies bietet sich besonders dann an, wenn alle oder ein Großteil der Terminals Ihres Unternehmens in demselben Bundesland liegen, da in diesem Fall die Pflege der Sondertage besonders erleichtert wird.
Wenn Sie dem Kalender in der Zutrittskontrolle abweichende Zutrittszeiten zuordnen, werden die in diesem Kalender festgelegten Sondertage automatisch berücksichtigt.
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Vgl. in der Dokumentation „Zutrittskontrolle“ unter „Sondertage“. |
Der hier zugeordnete Kalender gilt für alle Zutrittsterminals. Wenn Sie einem Terminal jedoch im Programm „Zutrittsterminals“ einen anderen Kalender zuordnen, übersteuert dieser den Kalender, den Sie hier in den Unternehmensgrunddaten zugeordnet haben.
Die hier gewählte Einstellung wird in den „Mandantengrunddaten“ (GST04) automatisch vorbelegt. Sie können diese Einstellung mandantenbezogen übersteuern.
Wählen Sie hier aus, wie gfos die Buchungen am Terminal interpretieren soll:
Fix-Meldung
Der Mitarbeiter muss beim Buchen explizit angeben (z. B. durch Drücken einer speziellen Taste), ob die Buchung eine Kommt- oder Geht-Meldung ist.
Flip/Flop-Verarbeitung
gfos erkennt aufgrund des aktuellen Anwesenheitsstatus des Mitarbeiters automatisch, ob der Mitarbeiter eine Kommen- oder Gehenzeit bucht.
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Hinweis |
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Wenn der Mitarbeiter den Status „anwesend“ hat, erkennt gfos die Buchung dieses Mitarbeiters automatisch als Gehen-Meldung. |
Fix-Meldung mit Sequenzprüfung
Der Mitarbeiter muss – genau wie bei der Fix-Meldung – beim Buchen explizit angeben, ob die Buchung eine Kommt- oder Geht-Meldung ist. gfos überprüft in diesem Fall aber aufgrund des aktuellen Anwesenheitsstatus des Mitarbeiters, ob dieser die richtige Taste gedrückt hat. Folgende Fehlermeldungen werden dann an das Terminal zur Ausgabe übermittelt:
−Kommen + Kommen: "Kommen und anwesend" (Bildschirmtext GHG50/32)
−Gehen + Gehen: "Gehend und abwesend" (Bildschirmtext GHG50/33)
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Hinweis |
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Die Sequenzprüfung findet nur bei "Kommen"- und "Gehen"-Buchungen statt, nicht aber bei Dienstgängen, Kostenstellenwechsel, etc. Im Falle einer Doppelmeldung wird im Fehlerprotokoll folgende Meldung erfasst: Fehlertextnummer 36: Kommen und Anwesend. Meldung abgelehnt. Die Ausweisnummer, Datum und Uhrzeit werden ebenfalls ausgegeben. Die Meldung wird abgelehnt, jedoch im Leserprotokoll erfasst. |
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Achtung |
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Im Falle von offline erfassten Meldungen (bspw. Ausfall der Netzwerkverbindung einzelner Terminals) kann die Sequenz möglicherweise nicht mehr korrekt geprüft werden, was zu der angegebenen Fehlermeldung führen kann, obwohl die Sequenz eingehalten wurde. |
Zeitformat (Industrie- / Normalzeit)
In gfos werden alle Zeiten sekundengenau gespeichert. Sie können wählen, ob Zeitpunkte und Zeitspannen in Normal- oder Industriezeit dargestellt werden sollen (vgl. hierzu auch „Datum und Zeit“ im Handbuch „gfos 4.8 – Einführung und Grundlagen“). Eine Kombination aus Normal- und Industriezeit ist möglich (z. B. Zeitpunkte in Normalzeit und Zeitspannen in Industriezeit). Die Festlegung ist unabhängig von der Übergabe an das Abrechnungssystem.
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Beispiel: Zeitpunkte und Zeitspannen |
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Zeitpunkte Zeitspannen Uhrzeiten Spannen (Std. / Min.) Normalzeit Normalzeit 08:15 bis 08:45 0:30 Industriezeit Industriezeit 08.25 bis 08.75 0.50 Industriezeit Normalzeit 08.25 bis 08.75 0:30 Normalzeit Industriezeit 08:15 bis 08:45 0.50 |
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Achtung |
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Da das Zeitformat Grundlage für alle Zeitberechnungen in gfos ist, dürfen Sie diese Einstellung nachträglich nicht mehr ändern. |