Im Programm „Personalstamm Pflichtseminare“ können Sie definieren, welche Funktionen (z.B. Sanitäter, Brandschutzbeauftragter, Ersthelfer etc.) die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ausüben.

Hinweis

Hier ordnen Sie anstelle von Funktionen die jeweiligen Qualifikationen Ihren Mitarbeitern zu.

Anhand dieser Zuordnung und den eingetragenen Daten in den Programmen „Pflichtseminare“ und „Seminaranmeldung“ ermittelt gfos automatisch, wann ein Mitarbeiter wieder an einem Pflichtseminar teilnehmen muss.

Gültigkeit

Geben Sie im Feld GÜLTIG AB ein, ab wann die Funktion (Qualifikation) gültig ist. Die Eingabe in diesem Feld ist zwingend und wird für die Auswertung im Programm „Erforderliche Pflichtseminare“ herangezogen. Hier wird es als Datum in der Spalte „letzt. Seminar“ ausgewiesen. Anhand dieses Datums wird außerdem das Datum für den Wechsel in den Status „Warnung (Tage)“ (in der Auswertung gelb dargestellt) und Status „Deadline (Tage)“ (in der Auswertung rot dargestellt) berechnet. Dies passiert so lange, bis ein Pflichtseminar mit Status teilgenommen und Ursache teilgenommen oder mit bestandener Prüfung im Programm „Seminaranmeldung“ eingetragen wurde.

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter „Seminaranmeldung (DBE01)“.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter einen Gültigkeitswechsel einzugeben.

E-Mail versenden

Wenn Sie das Feld E-MAIL VERSENDEN ankreuzen, kann der betreffende Mitarbeiter im Fall von überfälligen Pflichtseminaren automatisch per E-Mail darüber informiert werden.

Voraussetzung hierfür sind die folgenden Einstellungen:

Im Programm „Erweiterter Personalstamm“ muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinterlegt sein (Feld EMAIL MITARBEITER). Ist dies der Fall, wird die E-Mail-Adresse hinter dem Feld E-MAIL VERSENDEN angezeigt.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Handbuch „Grunddatenaufbereitung“ 
unter „Erweiterter Personalstamm (GST29) -> Registerkarte: Kontakt“.

Im Programm „Auftrag Hintergrund“ ist das Programm „GHG71 – Tagesabschluss Maildienst“ parametriert (z.B. täglich laufendes GHG71).

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Handbuch „Grunddatenaufbereitung“ 
unter „ZUSATZPROGRAMME -> Auftrag Hintergrund/ Wartungsplan (GLO00)“.

Wenn die zuvor genannten Voraussetzungen erfüllt sind, wird über den Hintergrundauftrag automatisch eine E-Mail an den Mitarbeiter gesendet, wenn der Besuch eines Pflichtseminars fällig oder überfällig ist.

Der Zeitpunkt für die Benachrichtigungsmail errechnet sich wie folgt: „Seminarabschlussdatum“ aus der Seminaranmeldung + Warnung (Tage) aus dem Programm „Pflichtseminare“. Wenn damit das aktuelle Datum erreicht ist oder bereits in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail verschickt. Darüber hinaus wird ebenfalls eine E-Mail gesendet, wenn die Pflichtseminare überfällig geworden sind („Seminarabschlussdatum“ + Deadline (Tage) < aktuelles Datum).

In der E-Mail werden außerdem Seminarvorschläge gemacht. Dabei wird das vom Anmeldedatum her nächstliegende Seminar aufgelistet (Anmeldedatum ab nächstem Tag, nächstliegendes Datum von).