Im Programm „Seminaranmeldung“ können Sie die eingegangen Seminaranmeldungen verwalten. Die Pflege der Anmeldungen ist außer für die reibungslose Abwicklung der Seminarvorbereitungen auch für die Auswertungen der Seminarauslastung und der erforderlichen Pflichtseminare relevant.

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter „Seminarauslastung (DAU06)“ und „Erforderliche Pflichtseminare (DAU03)“.

Teilnehmerzahlen

Im rechten oberen Bildschirmbereich erhalten Sie Informationen rund um die Teilnehmerzahlen:

Teilnehmer Min/Max
Hier wird angezeigt, wie viele Teilnehmer sich mindestens zu dem Seminar anmelden müssen, damit dieses stattfindet, bzw. wie viele Teilnehmer maximal zugelassen sind.

Angemeldet akt./gesamt
Diese Zahl gibt an, welche Personen als letzten Status „angemeldet“/sich insgesamt angemeldet haben.

Bestätigt
Hier wird angezeigt, welche Personen als letzten Status „bestätigt“ haben

Teilgenommen
Diese Zahl gibt an, welche Personen als letzten Status „teilgenommen“ haben

Hinweis

Über einen Parametersatz können Sie festlegen, dass eine Warnmeldung erscheinen soll, falls die Teilnehmerzahl über- oder unterschritten wird.

Anmeldungen externer Personen

Wenn sich unternehmensfremde Personen zu einem Seminar anmelden, müssen Sie diese zunächst im Programm „Externe Ausweise“ erfassen.

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation „Grunddatenaufbereitung“ unter „Externe Ausweise (GST70)“.

Anschließend können Sie auch für diese Personen die Anmeldung erfassen.

Status-Historie

Über das am Ende einer Zeile können Sie sich für jeden Teilnehmer die Historie der Seminaranmeldung anzeigen lassen. Hier werden sämtliche Status mit Datum angezeigt, die während der Pflege der Seminaranmeldungen für den Teilnehmer erfasst wurden.

Damit eine korrekte Historie erstellt werden kann, dürfen für eine Person keine Datensätze mit gleichem Datum und gleicher Zeit erfasst werden. Jeder Status muss in einer neuen Zeile erfasst werden. Ein geänderter Status erscheint nicht in der Historie.

Status

Bei Erfassung einer Seminaranmeldung erhält die betreffende Person automatisch den Status angemeldet. 

Für jeden neuen Status, den die Seminaranmeldung einnehmen kann, muss eine neue Zeile angelegt werden. 

Ihnen stehen die folgenden Status zur Verfügung:

angemeldet
Die Anmeldung zum Seminar liegt vor, der Teilnehmer wird als angemeldet erfasst. Dieser Status wird automatisch nach Auswahl des Seminarteilnehmers vergeben.

storniert
Der Teilnehmer hat seine Anmeldung storniert.

abgesagt
Dem Teilnehmer wurde abgesagt (z.B. wegen zu geringer Beteiligung, Krankheit des Referenten etc.)

vorläufig abgesagt
Dem Teilnehmer wurde vorläufig abgesagt (z.B. bei zu hoher Beteiligung; eventuell kann er noch nachrücken, falls jemand seine Teilnahme absagt).

bestätigt
Dem Teilnehmer wurde bestätigt, dass er an dem Seminar teilnehmen kann (in diesem Status kann dann z.B. eine Einladung ausgedruckt werden).
Wenn Sie die Seminarbestätigung per E-Mail verschickt haben, kann der Empfänger der E-Mail das Seminar über einen Link in der E-Mail direkt in den eigenen Lotus-Notes- oder Outlook-Kalender übernehmen.

Hinweis

Mit der Bestätigung wird für den Mitarbeiter in der AAZ und der PEP automatisch die Abwesenheit gebucht / geplant, die Sie im „Steuersatz SPL“ hinterlegt haben.

Über einen Parametersatz können Sie außerdem festlegen, ob automatisch geprüft werden soll, ob für den Mitarbeiter in dem betreffenden Seminar-Zeitraum bereits eine andere Abwesenheit gebucht bzw. geplant ist. Welche Abwesenheit bei der Prüfung berücksichtigt werden, können Sie ebenfalls in dem Parametersatz eingrenzen. Sollte für den Mitarbeiter eine dieser Abwesenheiten bereits gebucht sein, erscheint ein Warnhinweis.

umgebucht
Der Teilnehmer wurde auf ein anderes Seminar umgebucht.

teilgenommen
Diesen Status erhält der Teilnehmer nach erfolgreicher Teilnahme an dem Seminar.

Quali vergeben

Hinweis

Das Datum, das Sie für den Status „teilgenommen“ erfassen, wird für die Berechnung von Pflichtseminaren herangezogen. Aufgrund dieses Datums wird das Datum für eine erneute Teilnahme an dem betreffenden Pflichtseminar berechnet.

Im Programm „Berechtigungen SPL“ können Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter einschränken, so dass diese z.B. nur bestimmte Status vergeben oder das Datum in der Einzelübersicht nicht ändern dürfen (s. „Berechtigung SQM (DST08)“).

Falls es sich bei dem Seminar um ein Pflichtseminar zur Erhaltung oder Erlangung einer Qualifikation handelt, wird dort für den Mitarbeiter im Programm „Qualifikationsmaßnahmen“ das betreffende Seminar automatisch angehakt und somit als absolviert registriert, sobald der Mitarbeiter für den Status „teilgenommen“ die Ursache „teilgenommen“ oder „mit bestandener Prüfung“ erhalten hat.

Seriendruck

In der Registerkarte „Seriendruck“ können Sie zu den verschiedenen Status Serienbriefe ausdrucken (z.B. Einladungen, Namensschilder).

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter „Registerkarte: Seriendruck“.