Online-Hilfe gfos 4.8 plus

Abgesetzte Leser

Bei abgesetzten Lesern handelt es sich um Lesegeräte, die an einen Konzentrator oder ein Terminal angeschlossen sind. Der abgesetzte Leser verfügt über keinen eigenen Speicher. Die Verwaltung wird grundsätzlich vom Konzentrator oder vom Terminal übernommen.

Abrechnungssystem
oder -programm

Das von Ihnen eingesetzte Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Änderungsdatum

Datum an dem eine Änderung durchgeführt wurde.

Änderungsperson

Mitarbeiter, der eine Änderung vorgenommen hat.

Altersfreizeit

Sofern dies tariflich geregelt ist, können Mitarbeiter ab einem bestimmten Alter ihre Arbeitszeit reduzieren.

Archivierung

Speicherung und / oder Auslagerung von Daten auf einem externen Datenträger für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist.

Ausweis-Sequenz

Nummernbereich von Ausweisen, der beim erstmaligen Anlegen von Ausweisen angeben werden muss.

Außenleser

Leser, der sich außerhalb geschlossener Räume befindet.

Bandbreite

Zeitraum, in dem Anwesenheitszeiten angerechnet werden (frühester Beginn und spätestes Ende der Anwesenheitszeit). Anwesenheitszeiten außerhalb der Bandbreite verfallen, sofern sie nicht explizit genehmigt sind.

Bayerntarif

Besondere Behandlung im Bereich der Lohndatenaufbereitung in gfos.

Zuschläge für Mehrarbeit und Sonn- und Feiertage werden hier nicht nach Uhrzeiten gewährt, sondern nach der Anzahl geleisteter Anwesenheitsstunden.

Bereitschaft

Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht im Betrieb anwesend aber für Notfälle erreichbar und einsatzbereit sein muss.

Besucher

Alle Personen, die nicht Mitarbeiter des Unternehmens sind. Die Festlegung hierüber erfolgt in der ZUK.

Buchungsmodul

Das Buchungsmodul ist permanent im Hintergrund aktiv und bucht die Bewegungssätze auf die Zeitkonten der Mitarbeiter.

Vorhandene Bewegungen werden dabei zunächst storniert. Anschließend werden die neuen Daten verbucht. Dabei wird ebenfalls das Urlaubskonto aktualisiert und die Neuermittlung gekappter Zeiten durchgeführt.

Datafox

Lieferant für ZDE- und Zutrittsterminals.

Daten-Update

Aktualisierung der Zutrittsdaten im Terminal.

Dienstplan

Übersicht über die Arbeits- und Abwesenheitszeiten eines Mitarbeiters.

Dummy-Lohnart

Dummy-Lohnarten werden in der Regel für den Abgleich unterschiedlicher Lohnarten benötigt und ziehen keine abrechnungsrelevanten Verarbeitungen nach sich. Sie werden in Auswertungen nicht ausgewiesen.

Dummy-Lohnarten können in der LDA im Programm „Sammellohnarten“ angelegt werden.

Abwesenheiten-Lohnmodell

Im allgemeinen sind Zuschläge auf nicht geleistete Arbeitszeit (z. B. Nachtzuschlag bei Urlaub) steuerpflichtig und nicht wie bei geleisteter Nachtarbeit zu einem bestimmten Prozentsatz steuerfrei.

Im Abwesenheiten-Lohnmodell werden die Zuschlagslohnarten hinterlegt, die auf bestimmte Abwesenheiten vergeben werden sollen.

Feiertag

Hoher Feiertag:
Feiertag, an dem 150 % Feiertagszuschlag steuerfrei sind, z. B.

Maifeiertag (1. Mai),

1. Weihnachtstag (25. Dezember),

2. Weihnachtstag (26. Dezember).

Niedriger Feiertag:
Feiertag, an dem 125 % Feiertagszuschlag steuerfrei sind, z. B.

Ostersonntag,

Pfingstmontag,

Tag der dt. Einheit.

Firmencode

Eindeutige Identifikation des Unternehmens. Aufgrund des Codes ist gewährleistet, dass tatsächlich nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens Zutritt haben oder Zeiterfassungen buchen können.

Der Firmencode wird von GFOS vergeben.

Gleitzeit

Der Mitarbeiter kann seine Arbeitsanfangs- und Arbeitsendezeiten – in einem betrieblich vorgegebenen Rahmen – selbst bestimmen. Es gibt keinen festen Arbeitsbeginn und -ende.

Gruppenprüfung

Die Prüfung der Zutrittsberechtigung erfolgt nicht auf einzelne Ausweise, sondern auf ganze Gruppen, die zuvor festgelegt wurden (z. B. alle Mitarbeiter, die zur Gruppe EDV gehören).

Host

Rechner (häufig auch Großrechner), von dem Daten, die für die Verarbeitung in gfos relevant sind, heruntergeladen oder zu dem gfos Daten geschickt werden.

Industriezeit

Darstellung einer Zeiteinheit in 100stel.

Info-Bildschirm

Bildschirmgerät (PC inklusive ZDE-Terminal) für die Anzeige und – falls angeschlossen – für den Ausdruck des aktuellen Zeitkontos eines Mitarbeiters.

Istzeit

Tatsächliche Anwesenheitszeit innerhalb der festgelegten Sollarbeitszeit. Auch Abwesenheiten können zur Istzeiterhöhung führen (z. B. Urlaub).

Kaba Benzing

Lieferant für ZDE- und Zutrittsterminals.

Kalibrierung

Rundung von Zeiten nach festgelegten Regeln.

Kappung

Automatische Begrenzung eines Kontos auf einen Maximal- oder Minimalwert.

Kernnachtarbeiter

Ein Mitarbeiter, der gemäß seiner Kommen- und Gehen-Zeit die Arbeit vor 24.00 Uhr aufgenommen und erst nach 24.00 Uhr beendet hat, erhält somit im Sinne des § 3b EStG für bestimmte Zeiten höhere Steuerfreisätze.

Kernzeit

Festgelegter Zeitraum, in dem der Mitarbeiter anwesend sein muss.

Kontextmenü

Das Kontextmenü wird durch Drücken der rechten Maustaste geöffnet, während die Maus auf einen bestimmten Datensatz zeigt.

Es handelt sich um ein Menü, dessen Inhalte von dem jeweiligen Datensatz ( „Kontext“) abhängen, auf den die Maus zeigt.

Konzentrator

Ein Konzentrator übernimmt die Steuerung zusätzlicher abgesetzter Leser. Abhängig vom Konzentratortyp (Benzing oder Siemens) kann er auch selber als Buchungsterminal genutzt werden.

Lebensarbeitszeit

Arbeitszeit bis zum Rentenalter.
Eine Verkürzung der Lebensarbeitszeit kann durch die Sammlung von Stunden als Zeitguthaben erreicht werden.

Mehrarbeit

Mehrarbeit ist eine Form von Sonderzeit, für die Mehrarbeitszuschläge gewährt werden.

Mehrarbeitsabgleich

Fällt z. B. zum Beginn der Woche oder des Monats Mehrarbeit an und zum Ende der Woche / des Monats erreicht ein Mitarbeiter seine Sollzeit nicht (er hat also „Minderarbeit“), können die ermittelten Mehrarbeitszuschläge abgeglichen werden.

Modul

Teilbereich

gfos ist in mehrere Teilbereiche gegliedert (z.B. Grunddaten, An-/ Abwesenheitszeiterfassung, Lohndatenaufbereitung, usw.).

Nachtfreizeit

Jede Anwesenheitsstunde während festgelegter Uhrzeiten in der wird mit einem bestimmten Zeitfaktor berechnet und auf einem Zeitkonto gutgeschrieben (Zeitgutschrift).

Negativprüfung

Grundsätzlich sind alle Ausweise zum Zutritt berechtigt, sofern sie nicht explizit gesperrt sind.

Normabweichung

Eine Normabweichung wird immer dann erzeugt, wenn 

ein korrekturbedürftiger Tatbestand im Zeitkonto des Mitarbeiters vorliegt (z. B. fehlendes Kommen oder Gehen, unentschuldigtes Fehlen) oder

die von Ihnen vorgegebenen Werte über- oder unterschritten werden (Beispiel: Überschreitung der maximalen Anwesenheitsstunden pro Tag, vorgegebene Arbeitsunterbrechung zwischen Arbeitsende und neuem Arbeitsbeginn wird unterschritten etc.).

Wenn ein Tagesabschlussprotokoll erzeugt wird, werden diese Normabweichungen dort aufgeführt.

Normalzeit

Darstellung einer Zeiteinheit in 60stel.,
Spiegelt die normale (übliche) betriebliche Arbeitszeit wider.

Offline

Es besteht keine Verbindung zum gfos Rechner. Die Daten werden zwischengespeichert und nach dem Wiederherstellen der Verbindung automatisch an den gfos Rechner übermittelt.

Online

Die Verbindung zum gfos Rechner ist verfügbar. Der Datenverkehr wird permanent synchronisiert.

Paarige Buchungen

Zusammengehörige Buchungen (Kommen- und Gehenbuchung)

PCS

Lieferant für ZDE- und Zutrittsterminals.

PIN-Code

Identifikations-Nummer, die zusätzlich zum Ausweis eingegeben werden muss.

Positivprüfung

Die Prüfung der Zutrittsberechtigung erfolgt auf jeden einzelnen Ausweis.

Priorität

Reihenfolge, in der unter gfos verschiedene Bearbeitungen nacheinander bearbeitet werden. 

Qualifikation

Bildung oder Fähigkeit eines Mitarbeiters

Raster

Festlegung mehrerer Bedingungen, die sich immer feiner gliedern. Im Bereich der Zugangskontrolle können Zutrittsraster aufgebaut werden.

Raum

Besonders geschützter Bereich in Ihrem Unternehmen, der durch die Zutrittskontrolle überwacht und geschützt wird.

Rückrechnung

Rückrechnungen fallen durch Zeitkorrekturen in bereits abgerechneten Monaten an. Rückrechnungsdaten werden ab der ersten Abrechnung mit Rückrechnungen ermittelt.

Rückrechnungen

auf Lohndaten werden dabei als Differenzen an das Abrechnungssystem weitergereicht (z. B. + 1:00 Std. Nachtzuschlag),

auf Abwesenheitenzeiträume werden zunächst als Storno des bereits abgerechneten Zeitraums und anschließend als Neuanlage des neuen Zeitraums weitergereicht, z. B.

Storno: Urlaub vom 15.01. – 25.01.
Neu: Urlaub vom 15.01. – 20.01. 
 und Krank vom 21.01. – 25.01.

Ruhezeit

Zeitspanne zwischen Arbeitsende des eines Tages und Arbeitsbeginn des darauffolgenden Tages.

Schichtfreizeit

Pauschale Zeitgutschrift, die – unabhängig von der Dauer der Anwesenheit – für jede Schicht vergeben wird.

Schichtkennzeichen

Kennzeichen, über das dem Mitarbeiter eine bestimmte Schicht zugeordnet wird (z. B. Frühschicht, Spätschicht) und über das bestimmte Zuschläge in der Lohndatenaufbereitung gewährt werden.

Sollzeit

Die Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter aufgrund des ihm zugewiesenen Zeitparameters täglich anwesend sein muss. Diese kann von der tariflichen Arbeitszeit abweichen, die in der Zeitgruppe hinterlegt ist.

Sondertag

Arbeitsfreier Tag, der betriebsspezifisch bedingt ist (z. B. Betriebsurlaub, Rosenmontag). Im Gegensatz zu Feiertagen beruhen Sondertage nicht auf tariflichen oder gesetzlichen Bestimmungen.

Sonderzeiten

Zeiten, in denen der Mitarbeiter zusätzlich zu seiner tariflichen Arbeitszeit gearbeitet hat. Durch Zuordnung von Buchungsschlüsseln wird definiert, ob es sich dabei um Mehrarbeit (bezahlt oder unbezahlt), Vorarbeit, Verfallzeit etc. handelt.

Splittungsmodul

Das Splittungsmodul ist permanent im Hintergrund aktiv und führt die Aufteilung von Lesersätzen zu Splittungssätzen und die Bewertung von Abwesenheiten durch.

Splittungssätze

Die Anwesenheitszeiten eines Mitarbeiters werden in verschiedene Buchungssätze aufgesplittet. Dabei wird der für den jeweiligen Tag zugeordnete Zeitparameter sowie sonstige Festlegungen zugrunde gelegt. Daraus kann sich z.B. ergeben, dass die Anwesenheitszeit aufgeteilt wird in „Verfallzeit“, „Istzeit“, „Mehrarbeit bezahlt“ etc.

Springer

Mitarbeiter mit einem festen Schichtplan, der beliebig zwischen den ihm zugeordneten Schichten wechseln kann.

SQL-Monitor

SQL bedeutet übersetzt „Strukturierte Abfrage-Sprache“.

Mit Hilfe des Monitors können Datenbankbefehle beim Aufruf eines Programms protokolliert werden.

Systemverwalter

Zuständiger Systembetreuer in Ihrem Hause, der für die gfos Installation (Hardware, Software, Datenbank, Terminals etc.) verantwortlich ist.

Tagesabschluss

Der Tagesabschluss ist permanent im Hintergrund aktiv und führt zur vorgesehenen Tagesabschlusszeit gemäß Zeitparameter des Mitarbeiters 

eine Tagesnachbetrachtung für den jeweils abgelaufenen Tag (z. B. Protokollierung von Normabweichungen) sowie

eine Planung für den Folgetag (z. B. Verbuchung geplanter Abwesenheiten) durch.

Tarifzeit

Die laut Tarif oder persönlicher Arbeitszeit festgelegte Arbeitszeit, die in der Zeitgruppe hinterlegt wird. Sie kann von der Sollarbeitszeit abweichen, die im Zeitparameter hinterlegt ist.

Terminal

Erfassungsgerät für die Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle.

Überstundenpauschale

Bestimmte Anzahl von Stunden, die dem Mitarbeiter grundsätzlich im Abrechnungssystem vergütet werden, unabhängig davon, ob er sie tatsächlich leistet.

Umbuchung

Verlagerung von Zeiten von einem Konto in ein anderes.

Verfallzeit

Nicht bewertete Zeit (z. B. außerhalb der Bandbreite oder bei Überschreitung der im Zeitparameter festgelegten maximalen Anzahl der Arbeitsstunden).

Beispiel:
Max. Stunden = 10, Anwesenheit = 11 –> 1 Stunde verfällt.

Versetzung

Umbesetzung eines Mitarbeiters von einer Planungseinheit (Abteilung, Kostenstelle oder Arbeitsplatz) in eine andere.

Vorarbeit

Anwesenheitszeiten, die die tarifliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters überschreiten, können auf einem Zeitkonto gesammelt und bei Bedarf „abgefeiert“ werden. So können die Mitarbeiter z. B. von Montags bis Donnerstags länger arbeiten, damit sie am Freitag früher Feierabend machen können. Eine andere Möglichkeit ist das Ansammeln von Stunden für die Verwendung von Brückentagen.

Wartungsplan

Regelmäßige Aktivitäten, die Sie zur Pflege Ihrer gfos Anwendung durchführen müssen.

Waschzeiten

Aufgewendete Zeiten für die notwendige Reinigung nach Arbeitsende.

Wegezeiten

Aufgewendete Zeiten für den Weg, den ein Mitarbeiter vom Zeiterfassungsterminal zu seinem Arbeitsplatz zurücklegt.

Zeitarten

Zeitarten sind alle Buchungsschlüssel und Abwesenheiten

Zeitgutschrift

Zuschläge können wahlweise ausgezahlt oder als Zeitgutschrift verbucht werden, z. B. 1 Stunde Arbeit an einem Feiertag mit 150 % Zuschlag führt zu 1,5 Stunden Zeitgutschrift für den Zuschlag.

Zeitkonto

Monatsjournal, das alle erfassten und verarbeiteten Zeiten eines Mitarbeiters beinhaltet.

Zeitpunkt

Bestimmte Uhrzeit (z. B. Arbeitsbeginn oder Arbeitsende)

Zeitspanne

Dauer in Stunden oder Minuten zwischen zwei Zeitpunkten
(z. B. zwischen Anfangszeit und Endzeit) 

Zone

s. „Raum“

Zutrittsterminal

Terminal, das nur für die Zutrittskontrolle genutzt wird.

Zwangszeit

Die Uhrzeit, die gfos bei fehlender Kommen- oder Gehenbuchung automatisch im Zeitkonto des Mitarbeiters bucht.