Unabhängig davon, ob es sich bei der Abwesenheit um

Urlaub,

Kurzarbeit oder

Krankheit.

handelt, treffen Sie in der Registerkarte „Abwesenheitenart“ Entscheidungen zu folgenden Punkten:

Terminalbuchung,

Finanzamt / Arbeitsamt,

Normabweichungen,

S/N-Freizeit (Schicht- / Nacht-Freizeit).

Was Sie darüber hinaus bei der Anlage einer der o.g. Abwesenheiten beachten und welche Felder Sie eingeben müssen, wird unter „Abwesenheitenart Urlaub“ bis „Abwesenheitensart Krankheit“ unten beschrieben.

Finanzamt („U“) und Arbeitsamt („4 Wochen“)

Eine Eingabe in diesem Feld ist nur notwendig, wenn sich der Sitz Ihres Unternehmens in Deutschland befindet.

Geben Sie an, ob die Abwesenheit für Meldungen an das Finanzamt und / oder das Arbeitsamt berücksichtigt werden soll. Bei einer unbezahlten Arbeitsunterbrechung, die mindestens fünf zusammenhängende Arbeitstage umfasst, muss diese dem Finanzamt gemeldet werden (arbeitsfreie Tage werden hierbei nicht mitgezählt). Dem Arbeitsamt müssen unbezahlte Abwesenheiten gemeldet werden, die mindestens vier Wochen ununterbrochen andauern. (In der Regel sollten Sie alle unbezahlten Abwesenheiten mit dem Kennzeichen beides schlüsseln.)

Alle Abwesenheiten, die für eine Meldung an das Finanzamt und / oder Arbeitsamt berücksichtigt werden, werden im Auswertungsprogramm„U“/ 4 Wochen“ ausgewiesen und ggf. an das Abrechnungssystem übergeben.

Vgl. hierzu in der Dokumentation „Lohndatenaufbereitung“ unter „Steuersatz LDA (LST03) -> Kennzeichen „U“.

Terminalbuchungen

Entscheiden Sie, ob die Abwesenheit von den Mitarbeitern selbst am Terminal gebucht werden darf und welche Auswirkungen die Buchung hat:

Stundenweise
Die Abwesenheit beginnt bei der Buchung, die Anwesenheit wird sofort beendet.

Tageweise
Die Abwesenheit gilt sofort und läuft am nächsten Tag weiter.

Tageweise ab morgen
Die Abwesenheit gilt erst ab dem morgigen Tag.

Tageweise ab heute
Die Abwesenheit wird mit dem heutigen Tag beginnend als ganztägige Abwesenheit gebucht, bis der Mitarbeiter erneut bucht. Der heutige Tag wird mit aufgefüllt (z.B. wird bei einer 6-stündigen Anwesenheit automatisch eine 2-stündige Abwesenheit gebucht).

Mutterschutz/Elternzeit

Wenn Sie im Program „Abwesenheiten“ (ABE43) eine Abwesenheit planen, die mit einem der folgenden Kennzeichen versehen ist, dann öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem Sie zusätzliche Informationen erfassen können.

Elternzeit
Sie erfassen das Startdatum der Abwesenheit sowie die Dauer in Monaten

Mutterschutz
Zusätzlich zur Dauer in Monaten erfassen Sie den Entbindungstermin, aus dem der Mutterschutzzeitraum ermittelt wird. Die Dauer vor und nach Entbindungstermin ist parametriert.

Normabweichung

Ihnen stehen für Normabweichungen folgende Optionen zur Verfügung:

Keine Normabweichung
Es wird keine Normabweichung für die Abwesenheit generiert

Normabweichung Abwesenheit und Stempelung
Es wird eine Normabweichung generiert, wenn an einem Tag die Abwesenheit und eine Lesermeldung vorliegt.

NOAB als Abwesenheit
Es wird eine Normabweichung generiert, wenn die Abwesenheit gebucht wird.

Beides
Normabweichung wird bei beiden Fällen generiert.

Normabweichung ELU

Wenn Sie auch das Modul Elektronische Unterschrift (gfos ELU) einsetzen, legen Sie im Feld NORMABWEICHUNG ELU fest, ob für die Abwesenheit eine Normabweichung erzeugt werden soll,

die von einem Vorgesetzten genehmigt werden muss oder

die lediglich als Warnung erscheint.

Schicht- / Nachtfreizeit

Soll für die Abwesenheit auch Schicht- oder Nachtfreizeit aufgebaut werden, wählen Sie hier das betreffende Kennzeichen aus (vgl. „Registerkarte Nacht- / Schichtfreizeit“).

Kürzung Urlaubsanspruch

Wenn der Mitarbeiter für den gesamten Kalendermonat eine unbezahlte Abwesenheit hat, geben Sie im Feld KÜRZEN URLAUBSANSPRUCH ein, von welchem Urlaubskonto der Anspruch gekürzt werden soll.

Kontenabbautyp Urlaub

Dieses Feld wird nur eingeblendet, wenn in dem Feld „Urlaubskonten“ die Position „Prioritätenfolge“ ausgewählt wurde.

Ziel:
Die Krankheit wird mit 100% bezahlt, jedoch soll ein gewisser Prozentsatz von einem frei definierbaren Konto abgezogen werden (z.B. Freizeitkonto).

Voraussetzungen:

Geben Sie im Feld PROZENTSATZ den Prozentsatz für die Bewertung der Abwesenheit ein.

Geben Sie im Feld BSL-RESTWERT den Buchungsschlüssel ein, mit dem der Rest zu 100% einem Konto belastet werden soll.

Die Differenz zwischen dem eingegebenen Prozentsatz und den zu 100% bezahlten Krankstunden wird mit dem im Feld BSL-RESTWERT eingegebenen Buchungsschlüssel von dem Konto abgezogen, das in dem Buchungsschlüssel hinterlegt ist.

Abwesenheitenart Urlaub

Geben Sie im Feld URLAUBSKONTEN ein, welches Urlaubskonto bei Eintreten der geplanten Urlaubsabwesenheit vermindert werden soll.

Abwesenheitenart Kurzarbeit

Definieren Sie im Feld KURZARBEIT, um welche Art von Kurzarbeit es sich handelt:

Normale Kurzarbeit,

Krank vor Kurzarbeit oder

Krankheit während Kurzarbeit.

Hinweis

Die Abwicklung von Kurzarbeit innerhalb von gfos findet nur durch die Anlage entsprechender Abwesenheiten statt, die den Mitarbeitern für die Kurzarbeitstage im Programm „Abwesenheiten“ zugewiesen werden.

Die Kurzarbeit wird in der Regel unverdichtet an das Abrechnungssystem übergeben (vgl. hierzu auch in der Dokumentation „Lohndatenaufbereitung“ unter „Verdichtungs-Kennzeichen“).

Abwesenheitenart Krankheit

Bestimmen Sie zunächst im Feld KRANKHEITEN, welcher Krankentagezähler (1-9) bei Eintreten der Abwesenheit „Krank“ erhöht werden soll.

Wenn bei der Krankheitsverarbeitung nicht auf die Anzahl Tage zugegriffen werden soll, die Sie im „Steuersatz AAZ“ in der Registerkarte„Kennwerte“ im Feld ENTGELTFORTZAHLUNGSTAGE hinterlegt haben, ordnen Sie im Feld KRANKHEITSTYP den betreffenden Krankheitstyp zu (vgl. hierzu „Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall“ und „Krankheitstyp (AST18)“).

Kreuzen Sie das Feld ARBEITSTAGE an, wenn als Krankheitstage nur Arbeitstage und nicht die Kalendertage gezählt werden sollen.

Wenn nicht automatisch auf die Abwesenheit „unbezahlt Krank“ aus dem „Steuersatz AAZ“ umgeschaltet werden soll, geben Sie im Feld UNB. FOLGEABWESENHEIT unbedingt die betreffende Abwesenheit ein.

Krankheit mit 100 % Ziel:

Die Krankheit wird mit der normalen Stundenanzahl bewertet. Dabei werden die Festlegungen berücksichtigt, die Sie in der Zeitgruppe oder im Zeitparameter für die Bewertung der Abwesenheit hinterlegt haben.

Prozentsatz 

Ziel:
Die Abwesenheit wird stundenbezogen mit einem gewissen Prozentsatz bewertet und ggf. mit der verringerten Stundenzahl an das Abrechnungssystem übergeben.

Voraussetzung:
Geben Sie im Feld PROZENTSATZ den gewünschten Prozentsatz ein.